Állandóan prezentálunk, vagy prezentációt hallgatunk: a munkahelyünkön, sales megbeszéléseken, ügyfél-találkozókon, konferenciákon. Annak ellenére, hogy a prezentáció az üzleti kommunikáció alapja, az igazán jó prezentáció nagyon ritka. De még az elmegy kategóriájú is kevesebb, mint azok, amiknek láttán legbelül kiszakad belőlünk, hogy „uuughhhh” (tudjátok, azok a jó kis túlzsúfolt és bulletpointokkal teletűzdelt céges prezik…).
Pedig jó prezentációt készíteni egyáltalán nem olyan bonyolult, mint amilyennek látszik. Egy kis odafigyeléssel és átgondoltsággal meg lehet alapozni egy ütős előadást. Talán épp ez az egyszerűség teszi aztán mégis bonyolulttá a felkészülést, hiszen könnyű megfeledkezni az alapokról.
Összeszedtünk neked 4 olyan tipikus hibát, amire ha odafigyelsz, lényegesen hatásosabb lehet a következő előadásod, és így növelheted annak az esélyét, hogy átmegy az üzenet.
1. Ne a PowerPointot nyisd meg először
A prezentációról sok embernek rögtön a PPT slide-ok jutnak eszébe. A prezentációd azonban sokkal több egy fájlnál, különben elég lenne csak továbbítanunk a diasort, nem kellenénk mellé előadóként.
A slide-ok nem a prezentáció főszereplői, hanem a te gondolataid kísérői, illusztrációi.
Ezért először azt kell kitalálnod, hogy mit és hogyan szeretnél mondani, milyen struktúrában, milyen üzenetekkel, milyen fordulatokkal. Ha rögtön megnyitsz egy PPT-t, akkor a diák előre beprogramozott felépítése fog vezetni ahelyett, hogy a saját gondolataid természetes ívét követnéd. Elmerülsz abban, hogy mi milyen színű legyen, ollózgatod mindenhonnan az adatokat és épp a lényegre, a mondanivalóra nem figyelsz. Ha a diákkal kezdesz és nem vagy hiperszuper gyakorlott előadó, akkor borítékolható a szétesett szerkezetű és unalmas előadás.
A prezentációs nyílt képzésünkön is erre az elvre erősítünk rá azzal, hogy csak az utolsó alkalmon beszélünk prezentáció design-ról, amikor már megvan a mondanivaló, az üzenet. A résztvevőink általában attól a gondolattól ódzkodnak a legjobban, hogy papírt és tollat ragadva először felvázolják a gondolataikat, mondván, hogy ezzel mennyi időt pazarolnak el.
Íme hát a legfontosabb tanács két prezentációs trénertől: hagyd a diasort utoljára, és ezzel spórolj meg magadnak egy csomó időt!
Hidd el, ha papírra felvázolva már megvan a gondolatmenet, azt utána pikk-pakk be tudod vinni egy diasorba.
2. Tudd, hogy kihez beszélsz
„Kikhez fogok beszélni?” Ennek az egyszerű, rövid kérdésnek a megválaszolása óriási hatással lehet az előadásodra. Nem képzelhetsz magad elé üres széksorokat!
Egy prezentáció soha nem ömagában működik, hanem mindig egy adott kontextusban, adott emberekkel az asztal túloldalán vagy a széksorokban. És van egy rossz hírünk: ezek az emberek nem rád kíváncsiak, sőt, nem is arra a nagyon fontos mondanivalóra, amit te összeraktál.
A hallgatóid arra kíváncsiak, hogy mi van mindebben NEKIK, NEKIK ez hogyan lehet hasznos. Hogy ebből az egészből ŐK mit vihetnek el.
Ha az előbb azt mondtuk, hogy a prezentációnak nem a PPT a főszereplője, akkor most érkezik az újabb fordulat: ez a főszereplő nem is te vagy, hanem a közönséged. Ezért elengedhetetlen lépés annak az átgondolása és beépítése, hogy ők kik, milyen kérdések lehetnek a fejükben, mire kíváncsiak, milyen kihívásaik vannak, amire te megoldást kínálsz – ez fogja megkülönböztetni a jó prezentációt az igazán hatásos prezentációtól.
3. Lépj túl a puszta infóátadáson
Az egyik fő ok, amiért a prezentációkat unalmasnak tartjuk az az, hogy pusztán információt adnak át nekünk. Valljuk be azonban, hogy önmagában a rengeteg száraz tény nem túl izgalmas, úgyhogy nem csoda, hogy az emberek a telefonjukat nyomkodják a megbeszélés alatt, hiszen valahogy ki kell bírniuk ébren a kávészünetig.
Mikor lesz izgalmas az információ? Ha valamiért releváns, ha megmozgat, ha sokkol, ha cselekvésre ösztönöz. Ha valamilyen érzelmet vált ki belőlünk, ha aktivizál minket.
Ez az, amit a legtöbb előadó nem mer meglépni. Mert valahogy nem tudunk egyenlőségjelet tenni aközé, hogy ami érzelmekre ható és személyes, az lehet egyben professzionális is. Ezt cáfolta meg két nyílt képzéses résztvevőnk, aki sztorikkall teletűzdelt, magával ragadó történetként adtak elő egy 150 fős szervezet előtt arról, hogy vezetőként az elmúlt negyedévben milyen eredményeket értek el. Sokat dolgoztunk azon, hogy a történetek relevánsak és kerekek legyenek, és élvezet legyen őket hallgatni. Megérte a munka, mert még a kollégáiktól is az a visszajelzés érkezett, hogy ezek voltak az előadás legemlékezetesebb pillanatai.
A tanulság: nem szabad félni a személyes történetektől!
4. Ne hagyd, hogy az izgulás rányomja a bélyeget az előadásodra!
Még ha tudod is, hogy mit szeretnél mondani, ismered a közönségedet és olyan diáid vannak, hogy megszólalnak, akkor is van egy faktor, ami szabotálhatja az előadás sikerét. A prezentációtól való izgulás, stressz, félelem sok embernek okoz napi gyomorgörcsöt vagy fejfájást. Van, akinek már az előadás gondolata is elég lehet ahhoz, hogy felgyorsuljon a szívverése.
A képzéseinkenre több mint a résztvevők fele azzal az elvárással érkezik, hogy segítsünk nekik legyőzni a lámpalázat. Legyőzni, leküzdeni, megbirkózni vele… Szerintünk azonban nem győzedelmeskedni kell a félelem felett, hanem elfogadni, megismerni és megbarátkozni vele.
Hiszen teljesen normális az, hogy izgulsz egy fontos prezentáción.
Igazából az lenne furcsa, ha nem izgulnál, hiszen valószínűleg van tétje a dolognak. Az is sokat segíthet, ha egy fontos előadás előtt beazonosítod, hogy mitől is félsz valójában. Attól, hogy elutasítják a javaslatod? Attól, hogy váratlan kérdést kapsz? Attól, hogy el fogsz felejteni valamit, így kellemetlen helyzetbe kerülsz? A válaszok hasznosak lehetnek arra, hogy a lehető legjobban fel tudj készülni azokra a helyzetekre, amik számodra valóban ijesztőek.
Arról is lehet szó, hogy csupán az új helyzettől félsz. Ha belegondolsz, mindentől tartunk egy kicsit, ami új és ismeretlen. Így van ez a prezentálással is, hiszen alapvetően egy életidegen helyzet az, hogy mások elé kiállunk és úgy beszélünk. Először legalábbis biztosan.
A sokadik prezentáció után ugyanolyan kényelmessé válhat a színpad, mint az asztal túloldala. De ehhez sok gyakorlásra és sok hibázásra van szükség, ami mind a folyamat természetes része.
Úgyhogy ezennel felhatalmazunk arra, hogy hibázz a következő prezentációdnál, hogy utána tanulhass belőle. Így már nem is olyan félelmetes, ugye?
Ha pedig biztonságos környezetben szeretnél kísérletezni a fenti alapelvekkel, és ki szeretnéd próbálni, hogy hogyan tudnál izgulás nélkül a legnagyobb hatással lenni a közönségedre, akkor sok szeretettel várunk a következő Impact Lab prezentációs nyílt képzésen!
